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Was leistet ein Kanzlei-Intranet für die Kommunikation in digitalen Zeiten?

Hubert Hofer Marketingexperte für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte

Digitales Homeoffice ist mittlerweile eine wichtige Alternative zum fixen Arbeitsplatz in der Kanzlei und trägt wesentlich dazu bei, dass die Betreuung der Mandanten trotz Corona-Beschränkungen in vollem Umfang sichergestellt ist. Je mobiler jedoch das Kanzleiteam arbeitet, desto schwieriger ist es, alle Mitarbeiter auf dem gleichen Wissensstand zu halten. Ein kanzleieigenes Netzwerk übernimmt die Rolle einer zentralen Wissens- und Austauschplattform. Aber was genau leistet ein modernes Kanzlei-Intranet in der zunehmenden Digitalisierung für Kommunikation und Effizienz?

Der Trend zum Homeoffice stellt die gewohnte Zusammenarbeit in der Kanzlei auf den Kopf. Es braucht Alternativen für den bislang meist persönlich stattgefundenen Austausch in den Kanzleibüros, im Meetingraum oder beim Mittagessen. Hinzu kommt die enorme Geschwindigkeit, mit der Gesetzesänderungen beschlossen werden und im Tagesgeschäft berücksichtigt werden müssen. Eine interne digitale Informationsdrehscheibe für alle Mitarbeiter an allen Kanzleistandorten und an allen Arbeitsplätzen unterstützt die interne Kommunikation und versorgt alle mit einem direkten Zugang zu Neuheiten, aktuellem Wissen sowie Interna.  

Wie funktioniert ein digitales Kanzlei-Intranet in der Praxis?

Ein Kanzlei-Intranet ist heute Wissensportal, Kommunikationsraum und Firmennetzwerk in einem. Herzstück ist ein umfassendes Wissens- und Newsangebot, in dem jeder Kanzleimitarbeiter relevante Informationen suchen und direkt in der operativen Arbeit umsetzen kann. Die Digitalisierung macht es möglich, dass sowohl vom Arbeitsplatz an allen Kanzleistandorten, als auch vom Homeoffice oder Smartphone von unterwegs aus auf das interne Kanzlei-Intranet zugegriffen werden kann. Die permanente Verfügbarkeit von Wissen und die einfache Möglichkeit, sich mit Kollegen online auszutauschen, sorgen für eine permanente Vernetzung innerhalb des Kanzleiteams und eine Beschleunigung der Abstimmungen.  

Das „Schwarze Brett“ der digitalen Zeit ist für jeden Mitarbeiter permanent verfügbar

Moderne Mitarbeiterportale sorgen für eine einfache Informationssuche und schnelle Nutzbarkeit von Dokumentationen, Besprechungsprotokollen und fachlichen News. Content-Management-Systeme sind heute mit einer leistungsstarken und intelligenten Volltextsuche ausgestattet. Gesuchte Informationen werden vom Mitarbeiter schnell aus der internen Wissensdatenbank gefiltert und für die tägliche Arbeit sofort nutzbar. Kanzleimitarbeiter tauschen sich schnell und einfach über integrierte Foren und Onlinebesprechungen aus. Intranet-Updates werden zentral, mit wenigen Klicks und ohne Programmierung online gestellt. Praktische Vorlagen und Funktionen sorgen für eine schnelle und einfache Implementierung von internen Kanzleihandbüchern und aktueller Fachliteratur. Es können aber auch fachliche Inhalte oder Gesetzestexte von externen Plattformen über das Kanzlei-Intranet verfügbar gemacht werden.

Welche Vorteile bietet ein Kanzlei-Intranet für die interne Zusammenarbeit?

In der Praxis zeigt sich, dass ein modernes Content-Management kanzleiinterne Geschäftsprozesse für alle Mitarbeiter transparent macht. Dadurch behält jeder die Übersicht und nichts gerät ins Vergessen. Wer mit seinen Kanzleimitarbeitern online geht, sorgt in der zunehmenden Digitalisierung für schnellen Informationsfluss und einfache Abstimmung innerhalb des Teams. Ein Kanzlei-Intranet vereinfacht die interne Kommunikation und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter an allen Kanzleistandorten immer auf dem Laufenden sind. Die produktive Zusammenarbeit von Kanzleimitarbeitern an allen Standorten und Arbeitsplätzen ist sichergestellt und das wiederum beschleunigt die Arbeit.

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