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Kanzleiveranstaltung: Fachliches nur am Rande

Mag. Johann Aglas Marketingexperte für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte

Ob sich die Mandanten bei einem Empfang ihres Steuerberaters wohlfühlen, hängt von vielen Details ab, die sich mit geschickter Organisation steuern lassen. Viel wichtiger als die Informationsvermittlung ist in jedem Fall, dass Sie Ihre Gäste gut unterhalten. (Mag. Johann Aglas)

Es gibt viele Anlässe, die es wert sind, gefeiert zu werden: Die Neueröffnung einer Kanzlei, der Beitritt eines neuen Partners oder die Entdeckung eines Vortragsthemas, das viele Unternehmer interessiert. Einmal im Jahr dürfen Sie Ihre Mandanten gern mit einer Einladung zu einer Kanzleiveranstaltung überraschen, die das Nützliche mit dem Angenehmen verbindet.

Eine erfolgreiche Mandantenveranstaltung erfordert neben einer guten Idee natürlich eine professionelle Umsetzung und möglicherweise vielleicht sogar weniger Geld als erwartet. Eines gilt aber in jedem Fall: Ihre Gäste wollen gut unterhalten werden. Ermüden Sie Ihre Mandanten daher nicht mit einem detaillierten Vortrag über Änderungen der Steuergesetze. Auch wenn Sie ein ausgewiesener Experte auf diesem Gebiet sind – lassen Sie diese Kompetenz besser in Ihren Beratungsgesprächen erkennen! Ihre Mandantenveranstaltung dient einem anderen Zweck: Der Vertiefung Ihrer Beziehung zu den Mandanten.

Unabhängig davon, worüber Sie sprechen, sollte Ihr Vortrag die Dauer einer Stunde nicht überschreiten. Abgesehen davon ist es ohnehin das Rahmenprogramm einer Veranstaltung, das für eine gute Atmosphäre sorgt und Gesprächsstoff bietet. Das kann beispielsweise eine Vernissage sein, ein Klassik-Ensemble oder eine Jazzband. Ihre Gäste können übrigens leichter Kontakte knüpfen, wenn sie mit Namensschildern zum Anstecken ausgestattet wurden.

Rechtzeitig einladen

Je nach gewünschter Teilnehmerzahl wählen Sie den geeigneten Ort für Ihre Veranstaltung. Wenn Ihre Kanzlei über großzügige und repräsentative Räumlichkeiten verfügt, ist sie natürlich die erste Adresse für Ihr Event. Andernfalls weichen Sie einfach auf ein gut geführtes Seminarhaus oder Hotel mit Tagungsräumen aus. Wenn Sie die externe Alternative wählen, können Sie meist vom Organisations-Know-how der Veranstaltungsmanager profitieren. Senden Sie mindestens einen Monat vor der Veranstaltung an Ihre Mandanten und Mitarbeiter eine ansprechend gestaltete Einladung. Neben Ort, Zeit und Thema finden auch ein Anfahrtsplan und Parkmöglichkeiten sowie ein Ansprechpartner für die Anmeldung Platz auf der Einladungskarte. Fragen Sie zehn Tage vor der Veranstaltung bei jenen Mandanten nach, die sich nicht angemeldet haben. Erfahrungsgemäß vergessen manche dies schlicht.

Bei aller Freude über Ihr großes Ereignis – versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten können. Wenn Sie einen kulinarischen Hochgenuss ankündigen, dürfen Sie keine belegten Brötchen servieren. Keiner Ihrer Gäste erwartet ein mehrgängiges Galadiner – aber Qualität und Quantität der angebotenen Snacks und Getränke sollten höchste Ansprüche erfüllen. Spätestens beim Thema „Catering“ müssen Sie sich gemäß ihrem finanziellen Rahmen entscheiden. Wollen Sie sich eine Großveranstaltung für alle Mandanten leisten? Oder favorisieren Sie monatliche Frühstücksgespräche mit einem kleinen Mandantenkreis? Vielleicht sprechen Sie auch lieber bei einem regelmäßigen Beratungsstammtisch über aktuelle Themen wie beispielsweise die Unterstützung bei Bankgesprächen? Zurückhaltende Mandanten informieren Sie am besten mit einer Kanzleipräsentation auf DVD oder mit Broschüren, Faltprospekten und Steuernews, die Sie auf einem Infotisch bereitlegen.

Miteinander ins Gespräch kommen

Um neue Mandantengruppen zu erschließen und die Organisationskosten zu reduzieren, können Sie Ihre Veranstaltung auch in Kooperation mit einer Bank oder einer Rechtsanwaltskanzlei durchführen. In jedem Fall stehen die Pflege der Beziehung und die Kontaktaufnahme der Mandanten untereinander im Vordergrund. Die Österreicher sagen dazu: „Durchs Reden kommen die Leut´ zsamm.“

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