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Mandanteninformationen: Nur nötiges Übel?

Mag. Johann Aglas Marketingexperte für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte

Mandanteninformationen erfüllen meist gleich mehrere Funktionen. Sie sollen auf aktuelle gesetzliche und gerichtliche Entwicklungen hinweisen und zugleich Beratungsbedarf wecken. Erfolgreich sind die Briefe oder E-Mails aber nur dann, wenn sie verständlich und unterhaltsam formuliert sind. (Mag. Johann Aglas)

Post, die Neuigkeiten mitteilt, nicht langweilt oder überfordert, erfreut den Empfänger. Andernfalls landet sie ungelesen im Papierkorb – entweder im realen oder im virtuellen auf dem Bildschirm. Ungeachtet dessen investiert der Absender in jeden Brief und in jede E-Mail Zeit und Geld. Er will die Adressaten über Vorteile informieren oder das Geschäft ankurbeln und auf sich aufmerksam machen. Oft wird keines dieser Ziele erreicht, manchmal beide. Worin liegt nun das Geheimnis des Erfolgs?

In Kontakt bleiben

Die Aufklärungspflicht des Steuerberaters, seine Mandanten über neue gesetzliche Regelungen zu informieren, hat durchaus positive Aspekte. Sie gibt in regelmäßigen Abständen einen Anlass, mit den Mandanten in Kontakt zu treten. Der Steuerberater erhält Gelegenheit, gezielt auf die Informationsbedürfnisse einzugehen und sich aktiv um seine Klientel zu kümmern. Die Mandanteninformation wird so zum individuellen und zweckmäßigen Marketinginstrument, das je nach Mandatsstruktur flexibel eingesetzt werden kann. Jeder informiert sich anders. Der eine überfliegt einen Text nur, der andere nimmt sich Zeit, Informationen genau zu lesen. Mancher will im Kopf und auf dem Bildschirm gleich wieder Platz für Neues schaffen und löscht eine E-Mail, ein anderer notiert Bemerkungen am Rand des Briefs oder reicht die Information an Mitarbeiter weiter.

Trotzdem kann es gelingen, die unterschiedlichen Informationsbedürfnisse gleichermaßen zu befriedigen. Ob E-Mail- Newsletter, gedruckter Mandantenbrief oder Nachricht über die Aktualisierung der Homepage – Mandanten werden sich dann darüber freuen, wenn die Informationen verständlich und übersichtlich sind und sich aufs Wesentliche beschränken.

Brief oder E-Mail?

Bei der Frage „Brief oder E-Mail?“ sollten Berater ihre Mandanten entscheiden lassen. Ausgewählte, spezifisch interessante Informationen werden für einzelne Mandantengruppen auf deren individuellen Wunsch hin entweder als E-Mail- Newsletter oder als Mandantenbriefe im Kanzleidesign verschickt. Die gedruckten Mandantenbriefe sind aufbereitet mit griffigen Fallbeispielen zu neuen gesetzlichen Regelungen – ohne komplizierte Erlasse und Paragrafen – und wirken wie ein Faltprospekt der Kanzlei, einschließlich Ansprechpartnern, Telefonnummern und Web-Adresse. Laut Umfragen lesen im Übrigen fast alle Internet- Anwender ihre E-Mail- Newsletter – wenn sie diese bestellt haben. Günstig, schnell und aktuell werden Mandanten mit diesem Medium gezielt angesprochen. Neben den Mandanten gehören auch Meinungsträger und -bildner aus allen Bereichen der Wirtschaft sowie Banker und Versicherungsmakler zum Adressatenkreis. Durch die professionell aufbereiteten Informationen werden sie auf den Steuerberater aufmerksam.

Wichtig ist dabei insbesondere, dass nicht ungefiltert Masseninformationen verschickt, sondern die für eine Zielgruppe interessanten Informationen ausgewählt und verständlich aufbereitet werden. Dadurch präsentiert sich der Steuerberater im Mandantenbrief als zuverlässiger und kompetenter Dienstleister, der tatsächlich auf die Bedürfnisse seiner Mandanten eingeht.

Homepage Mittel der Wahl

Das effizienteste Marketinginstrument des Steuerberaters ist nach wie vor die professionelle Homepage. Im Kanzleidesign und mit aktuellen Informationen bindet sie bestehende Mandanten an die Kanzlei und macht Interessenten auf sie aufmerksam. Deshalb sollte hier der Steuerberater nicht mit Informationen geizen. So verhindern etwa codierte Steuernews, die nur für bestehende Mandanten mit Benutzerrechten zugänglich sind, dass sich potenzielle Kunden von der Vielseitigkeit und Kompetenz des Steuerberaters eine umfassende Meinung bilden können.

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